Сзв м как выглядит. Инструкция по заполнению сзв-м

Новшеством для компаний и предпринимателей в этом году стала их обязанность регулярно каждый месяц подавать в Пенсионный фонд сведения о застрахованных лицах, являющихся их работниками, а также работающих по договорам ГПХ. Для этого данный государственный орган разработал и утвердил специализированный отчет с аналогичным названием – форма СЗВ-М. Этот документ надо подавать с апреля 2016 года. СЗВ-М 2017 образец заполнения представлен ниже.

Главной причиной создания этого отчета было получение от хозяйствующих субъектов сведений о пенсионерах, которые продолжали работать. Все дело в том, что с февраля 2016 года у них была отменена индексация пенсионных выплат. Тем не менее, в отчет должны включаться все люди, независимо от возраста и права получения пенсии.

Данный отчет обязаны сдавать все организации, а также индивидуальные предприниматели, у которых в прошедшем периоде были заключены договора с работника. Таким образом, если ИП осуществляет свою деятельность в одиночку и не состоит на учете как работодатель, подавать эту форму ему нет необходимости.

В отчет должны включаться данные как на работников с трудовыми договорами, так и на людей, с которыми заключены гражданско-правовые договоры - в случае, если по ним происходит уплата взносов в пенсионный фонд.

Также форму обязаны сдавать компании, у которых хозяйственная деятельность не ведется и даже не оформлен ни один сотрудник. Дело в том, что согласно принятому закону директор в любом случае является наемным работником.

Внимание! Каждый филиал подает отдельно сведения на работников, числящихся среди его персонала. При этом во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

СЗВ-М если нет работников

Если у индивидуального предпринимателя нет нанятых сотрудников и он не состоит на учете как работодатель, то подавать данный отчет ему не нужно. Все остальные категории хозяйствующих субъектов сдавать эту форму обязаны, и обязательно она должна содержать хотя бы одну строку. Понятия нулевая отчетность СЗВ-М не существует!

Даже если фирма не ведет свою деятельность и подает пустые отчеты, в том числе РСВ-1, рассматриваемая форма должна содержать одну строку на самого директора, который обычно является еще и единственным учредителем. При этом нет разницы, производились ли в данном периоде на него какие-либо начисления или нет. В случае, если отчет в установленные сроки не будет подан, на фирму будет наложен соответствующий штраф в минимальном размере.

Также она не представляется крестьянскими фермерскими хозяйствами, где помимо главы работают члены его семьи.

Форма не подается на военнослужащих, сотрудником органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним пенсионное страхование в обязательном порядке не применяется и для них предусмотрены государством другие гарантии.

Сроки сдачи СЗВ-М

Данную форму нужно предоставлять в контролирующие органы не позднее чем 10 числа месяца, следующего за отчетным. В случае, если этот день выпадает на праздничный или выходной - то срок переносится до ближайшего рабочего дня.

Законом не установлена минимальная дата сдачи документа. Фактически, его можно подать до окончания отчетного периода, однако нужно быть полностью уверенным, что за оставшееся время никто из работников не будет принят. В противном случае надо будет представлять дополнительную форму, или же органами будет наложен штраф за подачу неполных данных.

Внимание! С 2017 года сроки предоставления отчетности по форме СЗВ-М изменены, согласно ст 2. п.4, пп.»г», федерального закона №250-ФЗ от 03 июля 2016.

Впервые в этом году отчет сдавался за апрель, и отправить его необходимо было до 10 мая 2016 года. В остальные месяцы этого года устанавливаются такие сроки:

Сроки предоставления СЗВ-М в 2016-2017 году
Отчетный период	2016 год	2017 год
За январь	Отчетность не предоставлялась
За февраль		до 15-03-2017
		до 17-04-2017
За апрель
	до 10-06-2016	до 15-06-2017
	до 11-07-2016
За июль	до 10-08-2016
За август	до 12-09-2016
За сентябрь	до 10-10-2016	до 16-10-2017
За октябрь	до 10-11-2016
За ноябрь	до 12-12-2016
За декабрь	до 10-01-2017

Внимание! Если в компании менее 25 человек, то отчетность можно предоставлять в бумажной форме, а если более, то только в электронном виде.

СЗВ М 2017 образец заполнения

Этот отчет можно составлять с использованием специализированных программ и интернет-сервисов, а также от руки.

Документ включает в себя 4 раздела.

Раздел 1

В первом из них сразу под названием формы проставляется номер организации или ИП, полученный ими при регистрации в ПФР, наименование хозяйствующего субъекта, код регистрации в налоговом органе, а для фирм еще и КПП.

Раздел 2

Второй раздел содержит шифр отчетного периода, состоящий из двух цифр, и год подачи отчета. Эти графы заполняются обязательно, и для тех у кого возникают проблемы с определением кода, внизу есть пояснительные данные с этой информацией.

Раздел 3

«ИСХ» - исходная, оформляемая впервые за отчетное время;

«ДОП» - дополнительная, подаваемая страхователями как приложение к первой, если существует необходимость исправить сведения или внести еще одного человека после сдачи предыдущего документа. Например, при заполнении пропустили сотрудницу, находящуюся в отпуске. На ее отдельно надо подать CЗВ-М за этот же период;

«ОТМ» - отменяющая, которую представляют компании, когда нужно из ранее сданного отчета удалить сведения по ошибочно включенным в документ людям.

Раздел 4

Четвертый раздел представляет собой таблицу, состоящую из четырех столбцов.

В первой графе указывает порядковый номер записи, далее полные Ф.И.О, человека, являющегося работникам предприятия. В двух последующих столбцах необходимо внести сведения о регистрационных номерах работника в ИФНС и ПФР.

Правила заполнения разрешают при отсутствии какого либо номера у работника оставить ее пустой, не проставляя прочерка.

Внимание! В отчет вносятся сведения по всем сотрудникам без исключения, принятых или уволенных в отчетном месяце, находящихся в отпуске и т. д. Обязательно в форме отражаются люди, с которыми у компании заключены гражданские договора и на их вознаграждение фирмы начисляет соответствующие взносы В ПФР.

Отчет должен быть подписан директором или предпринимателем с указанием их должности и личных данных. Здесь же указывается дата составление формы и проставляется печать, если она используется в компании.

В связи с тем, что отсутствует строка для уполномоченного представителя, форма CЗВ-М должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Распространенные ошибки при заполнении формы

Вид ошибки	Как должно быть	Порядок исправления
Отсутствуют сведения о застрахованном лице.	Как должно быть! В форме должны быть отражены все сотрудники, с которыми был даже на 1 день заключен трудовой договор и договор ГПХ. Также подаются сведения, если не было начислений и выплат на сотрудника в ПФР.	Сдается дополняющий расчет, в котором указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходящей форме.
В форме присутствует лишний работник.	Наличие лишних сотрудников приравнивается к недостоверным сведениям. В форме не могут быть указаны сведения, если сотрудником получены выплаты за отчетный период (например, компенсации), если уволены были в предыдущих периодах.	Предоставляется отменяющая форма с указанием в ней только лишних сотрудников.
Неверно введен ИНН сотрудника.	Хоть отсутствие самого ИНН не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается – должен быть правильным.	Одновременно предоставляются: отменяющий отчет по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором корректируются на него сведения.
Забыли включить сотрудников.	Сведения должны быть предоставлены на всех сотрудников, как принятых в конце месяца, так и уволенных в начале.	Предоставляется дополняющая форма, в которую включают недостающих сотрудников.
Указан неверный СНИЛС.	Проверяйте отправляемые сведения перед отправкой, иначе можно получить штраф.	Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново, как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме.
Указан неправильный отчетный период.	Следите за правильностью заполнения, прежде чем сдавать отчетность.	Необходимо повторно предоставить форму со статусом исходящая, указав правильный отчетный период.

Штраф за СЗВ-М

Отчет надо подавать в ПФР в установленные законом сроки. При их нарушении на хозяйствующего субъекта может быть наложен штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М, составляющий 500 рублей за каждого человека, на которого документ должен подаваться, но не был отправлен. Поэтому опоздание для предпринимателей и компании с большим штатом работников может повлечь довольно большую сумму.

Это же наказание ждет организацию, если она представила в ПФР ошибочно заполненный или неполный отчет. Расчет суммы взыскания производится точно также, исходя из количества сотрудников с неправильной или неполной информацией.

Кроме того, штраф за несдачу СЗВ-М может быть установлен и в случаях, когда страхователь отправил отчет в не той форме, которая предусмотрена законом. Для хозяйствующих субъектов, имеющих наемных работников численностью больше двадцати пяти человек, законодательством предусмотрена обязанность направлять отчеты только в электронной форме.

Нюансы

Когда подается отчет со сведениями о застрахованных лицах с пометкой «ДОП» к ранее отправленному документу, не надо заново составлять полный список работников компании. Достаточно только указать сведения для исправления неправильных записей или внести данных по недоданным людям.

В случаях, если работник уволился в предыдущем месяце, а в следующем ему производится выплата причитающихся сумм, то информация об этом человеке не включается в форму в месяце расходования денежных средств, так как трудовые отношения прекратили уже существовать.

В марте 2016 года вышли разъяснения компетентного органа по поводу формы СЗВ-М. Согласно им в момент увольнения бывшему работнику инспектору по кадрам нужно выдать этот документ, в котором присутствуют только данные по этому человеку. Сведения с данными других сотрудников надо исключить в целях недопущения разглашения.

При этом на руки выдаются эти отчеты за каждый месяц работы работника. Например, когда человек отработал с апреля по июнь 2016 года, он получит три отчета. Желательно также оформить расписку от сотрудника, что им все эти документы получены.

Также возможно, что у работающего в компании человека произойдет смена фамилии, например, заключение брака. Если этот сотрудник не успеет в текущем месяце обменять СНИЛС на новый с правильными сведениями, то специалист кадровой службы должен подать СЗВ-М со старой фамилией.

СЗВ-М 2017 бланк образец заполнения скачать.

С 2016 года работодатели должны ежемесячно сдавать отчётность в ПФР за работников по новой форме СЗВ-М (Федеральный закон от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Этот вид отчётности предназначен для контроля за уплатой пенсии работающим пенсионерам. Но при этом форма сдаётся абсолютно по каждому работнику.

Её необходимо сдавать ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. Сроки сдачи за 2017 год выглядят следующим образом:

• Декабрь 2017 - С 1 по 15 января 2018
• Январь 2018 - С 1 по 15 февраля 2018
• Февраль 2018 - С 1 по 15 марта 2018
• Март 2018 - С 1 по 16 апреля 2018
• Апрель 2018 - С 1 по 15 мая 2018
• Май 2018 - С 1 по 15 июня 2018
• Июнь 2018 - С 1 по 16 июля 2018
• Июль 2018 - С 1 по 15 августа 2018
• Август 2018 - С 1 по 17 сентября 2018
• Сентябрь 2018 - С 1 по 15 октября 2018
• Октябрь 2018 - С 1 по 15 ноября 2018
• Ноябрь 2018 - С 1 по 17 декабря 2018
• Декабрь 2018 - С 1 по 15 января 2019

Штраф за не несдачу отчётности – 500 рублей (за каждого работника).

Штраф за предоставление недостоверных сведений – 500 рублей (1 документ).

Кто конкретно сдаёт эту форму? Эту отчётность сдают те, кто стоит на учёте в Пенсионном фонде в качестве работодателя. Работодателем организация (в том числе иностранная, работающая в РФ) или ИП становится, когда с физ. лицом заключён хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор (ГПХ). Немаловажно помнить, что:

1) Если сотрудник был принят на работу в последний день отчётного месяца – его тоже нужно включать в СЗВ-М.

2) Также в отчёт включаются те, кто находится в отпуске без содержания или по уходу за ребёнком при условии, что с этими лицами продолжает действовать заключённый ранее трудовой договор.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: если есть работники, но зарплата за отчётный месяц никому не выплачивалась, форму СЗВ-М всё равно нужно подать. В разделе 4 самой формы (мелким шрифтом) указано, что в неё включаются сотрудники с которыми в отчётном месяце заключены, продолжают действовать или были прекращены:

• трудовые договоры; , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Нулевая форма СЗВ-М

Для ИП: если нет работников, не было заключённых в отчётном месяце трудовых договоров (или ГПХ) – значит, ничего сдавать не надо, никаких «нулёвок».

Для организаций (юр. лица): Письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856 позволяет не сдавать форму СЗВ-М на учредителя при наличии 2-х условий:

1) Организация не ведёт деятельность, а также не производятся какие-либо выплаты учредителю;

2) Учредитель исполняет функции руководителя, но при этом с ним не заключён трудовой договор или договор гражданско-правового характера;

То же самое касается председателя кооператива и товарищества (избран на должность общим собранием, трудовой или гражданско-правовой договор с ним не заключён).

Хотя надо сказать, некоторые сдают так называемую «нулевую» форму, т.е. без указания в таблице застрахованных лиц вообще. В каких-то регионах в таком виде принимают отчёт, а в иных просят всё же внести в него данные по учредителю(ям).

ВАЖНО: в Алтайском и Белгородском отделениях ФНС требуют обязательно сдавать нулевую отчётность.

В каком виде сдавать отчётность

Если по среднесписочной численности работников у вас числится:

1) 25 и менее работников – сдаём на бумаге (или можно по желанию в электронном формате).

2) Более 25 работников – строго в электронном виде с использованием электр. подписи.

Если нарушен этот порядок, и вы сдали в бумажном формате вместо электронного – штраф 200 руб.

Нет ИНН – что делать?

В соответствии с федеральным законом от 01.05.2016 № 136-ФЗ в форме СЗВ-М разрешается не указывать ИНН. В законе дана формулировка, что ИНН указывается «при наличии». Тут может быть 2 ситуации:

1) Работнику в принципе раньше не был присвоен ИНН. Тогда сдайте форму СЗВ-М без указания ИНН такого работника (оставьте графу пустой), никаких штрафов за это не будет. Сотрудник потом самостоятельно может получить ИНН в налоговой, если захочет. Однако налоговики советуют, чтобы в дальнейшем в отчёте СЗВ-М всё таки ИНН присутствовал по каждому работнику, т.к. с 2017 года контроль за страховыми взносами хотят переложить на плечи ФНС.

2) Работник не помнит свой ИНН. Узнать его можно на сайте налоговой nalog.ru, далее разделы «ВСЕ СЕРВИСЫ» - «УЗНАЙ ИНН», затем остаётся ввести паспортные данные сотрудника. Если таким способом ИНН не находится, значит, сотрудник его не получал.

Отсутствует СНИЛС

Лицо, впервые в жизни приступающее к работе, может не иметь СНИЛС. В этом случае у вас, как у работодателя, появляется обязанность оформить страховое свидетельство этому работнику в течение 2 недель с даты заключения договора (п. 9 «Инструкция…», утверждённая приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Если к моменту заполнения формы СЗВ-М страховое свидетельство нового сотрудника ещё не получено, тогда данные этого работника включите в отчёт без указания СНИЛС. Но, т.к. в электронной форме данный документ с пустым СНИЛС не пройдёт, то необходимо написать письмо в ПФР с объяснением причин отсутствия СНИЛС. Лишь потом, когда будет «на руках» СНИЛС, заполните новый лист формы по этому сотруднику с пометкой «дополняющая» в графе «3. Тип формы».

Примечание : если у работника недавно сменилась фамилия, и он ещё не успел поменять СНИЛС, то форму СЗВ-М заполняйте по старым данным. Образец заполнения формы СЗВ-МКомментарии по заполнению

Код по ОКУД. В других документах это поле не заполняют. Но лучше уточнить в ФНС.

Код по ОКПО. Указан в письме из Росстата, полученном при регистрации. Также можно узнать на ОКПО.ru.

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Вы после регистрации должны были получить почтовым отправлением письмо, в котором этот номер написан. Также можно его можно узнать по ИНН, позвонив в налоговую.
• Краткое наименование. ООО «Фантик» или ИП Сергеев П.П.
• ИНН и КПП. Последний реквизит заполняют только организации (юрлица).

Раздел 2. Крестиком в окошке отмечаем отчетный период и календарный год.

Раздел 3. Крестиком в окошке указываем тип формы: исходная, дополняющая или отменяющая.

Раздел 4. Отражаются данные о работниках, получивших в отчетном периоде выплаты (в рамках трудовых, гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг). ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и вразброс - это на ваше усмотрение.В конце ставится подпись руководителя с указанием должности, расшифровка подписи, дата подписания и печать (ИП ставят при наличии).

Если в сданной форме допущены ошибки

1) Если вы уже сдали отчёт и при этом вовремя заметили, что были допущены ошибки, нужно заполнить новый лист точно также (с ошибками), но в графе «3. Тип формы» указать «отменяющая». Вместе с этим листом заполнить ещё один новый, но уже правильно заполненный, и в графе Тип формы» указать «дополняющая».

2) Если кого-то из работников забыли внести в отчётность, тогда оформляете новый лист, включаете туда только «забытых» сотрудников, а в графе «3. Тип формы» указываете «дополняющая».

ВНИМАНИЕ: Пенсионным фондом была разработана программа для проверки отчётности в ПФР (в частности, формы СЗВ-М), представляемой в электронном виде. То есть до отправки формы в фонд её можно предварительно проверить на предмет ошибок.

Некоммерческие (НКО) и общественные организации без работников – сдавать ли СЗВ-М?

Если в НКО, общественных организациях отсутствуют лица, состоящие в трудовых отношениях, тогда нужно сдать отчёт СЗВ-М со сведениями по их руководителям (председателям). Данная позиция была выражена на сайте Пенсионного фонда:
Также подобный комментарий ФСС дал в своём Письме № 02-09-05/06-06-4615 от 14.03.2016, в ответе на вопрос №8. Речь там шла о председателе правления СНТ, вот отрывок:

«…В соответствии со статьей 17 ТК РФ трудовые отношения в результате избрания на должность возникают, если избрание на должность предполагает выполнение работником определенной трудовой функции.

Таким образом, поскольку статьей 23 Закона N 66-ФЗ на председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возложено выполнение определенных функций на этой выборной должности, то его деятельность можно отнести к трудовой деятельности физического лица.

В этой связи выплаты, начисленные председателю правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, в частности СНТ, за выполнение трудовых обязанностей, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».

Надо ли выдавать форму на руки работнику

Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ обязывает при увольнении работников (или с прекращением гражданско-правового договора ) выдавать им на руки форму СЗВ-М, а также раздел 3 расчета по страховым взносам (данные их персонифицированного учета). Эти документы могут пригодиться сотруднику для подтверждения страхового стажа при назначении пенсии. Надо сказать, что за невыполнение данной обязанности никаких штрафов законом не предусмотрено, но всё же лучше этим не злоупотреблять.

Не надо выдавать работнику «полноценный» отчёт с данными по всем сотрудникам в компании, это нарушение закона «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Выдаваемая форма должна содержать сведения только по увольняемому работнику. Отчёт выдаётся по всем месяцам, которые проработал у вас данный сотрудник, например, если он трудился 8 месяцев, то на руки должен получить 8 отчётов СЗВ-М по каждому месяцу.

Вышеупомянутый Закон также обязывает получить от увольняемого лица письменное подтверждение передачи ему сведений персонифицированного учета (форма СЗВ-М и раздел 3 из расчёта по страховым взносам). Подтверждение составляется в произвольной форме (скачать ):

Также можно завести «Журнал учета переданных сведений застрахованному лицу при увольнении» (тоже в произвольном формате).

Множество типов отчетности претерпели значительные изменения в 2019 году. В частности, это касается соответствующей документации о застрахованных лицах.

Новый порядок составления новой формы должен учитываться всеми предпринимателями. Это обуславливается тем, что отчет должен быть в обязательном порядке предоставлен не только в территориальные регистрационные органы, но и сотрудникам организации по их письменному требованию.

Форма СЗВ-М должна подаваться в отделение ПФР РФ каждый месяц на основании бланка, который был утвержден специальным Постановлением Фонда от 01.02.2016 года. Документация направляется по месту фактического расположения организации.

Для понимания особенностей оформления необходимо изучить правила заполнения СЗВ-М, а также ознакомиться с положениями действующего законодательства, с установленными сроками подачи, с примерами распространенных ошибок, а также с основным перечнем возможных штрафных санкций.

Что это такое

Рассматриваемая отчетность представляет собой новый формат предоставления информационных бланков. Делать это должны все без исключения зарегистрированные работодатели. Подача осуществляется в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ. Первая такая отчетность подавалась за 2019 год.

Специалисты утверждают, что сдача отчетности на ежемесячной основе позволит определить общее количество трудоспособных лиц пенсионного возраста, выплаты которым не будут осуществляться с учетом специальных индексаций.

Стоит отметить, что многие уполномоченные представители организаций, которые не желают тратить много времени на самостоятельное оформление отчетности, могут сделать это с помощью особых сервисов.

Новая форма в 2019 году

С начала 2019 года все страхователи независимо от того, выступают ли они в качестве физических или юридических лиц, должны заниматься составлением отчетности по форме СЗВ-3. При этом важно помнить о том, что в соответствии с последними изменениями в законодательстве сроки предоставления документации претерпели некоторые изменения.

Документ включает в себя исключительный перечень сведений, содержащихся в учете персонифицированного характера. За территориальными отделениями Пенсионных Фондов сохранилось право на утверждение новых форм, а также на установку индивидуальных правил подачи отчетности СЗВ-М.

Вышеуказанное положение в полной мере регламентируется нормами статьи 8 ФЗ №27 от 1 апреля 1996 года. Таким образом ПФР может использовать законное право на установление новой формы, по которой подавалась бы отчетность.

Кому необходимо составлять отчет

Форма СЗВ-М должна в обязательном порядке подаваться всеми организациями или индивидуальными предпринимателями, выступающими в качестве непосредственных страхователей, на каждого сотрудника, с которыми было предварительно заключено трудовое соглашение, носящее гражданский или правовой характер.

Это производится при том условии, что работники получают какую-либо сумму вознаграждения, с которого удерживаются определенные средства, которые, в свою очередь, включаются в сумму страхового взноса. Более исчерпывающая информация по данному вопросу представлена в статье 11 ФЗ №27, в которой содержатся сведения о вопросах индивидуального учета в рамках системы пенсионного страхования.

Документ в каждом конкретном случае направляется представителям территориального отделения ПФР, соответствующее адресу государственной регистрации организации. Стоит отметить, что информация, представленная в отчетности, совсем не обязательно касается только лиц пенсионного возраста. Документ составляется на каждого сотрудника, независимо от его возраста и возможности получения пенсионных накоплений.

Если нет сотрудников

В случаях, если организация или индивидуальный предприниматель не нанимают сотрудников или не состоят на учете в качестве работодателя, то в данном случае подавать рассматриваемый отчет не требуется. Что касается всех прочих категорий хозяйственных субъектов, то они обязаны предоставлять форму с заполнением хотя бы одной строки. Это говорит о том, что для формы СЗВ-М не существует понятия нулевой отчетности.

Даже в тех случаях, если компания не осуществляет активную деятельность и подает в контролирующие инстанции пустую отчетность, то форма должна содержать в себе одну заполненную строку на директора, который одновременно является и единственным учредителем компании. При этом осуществление начислений в рамках отчетного периода не играют большой роли.

В любом случае, если организацией будут пропущены сроки подачи документации, то на нее будут наложены штрафные санкции. Стоит отметить, что форма не должна подаваться на сотрудников органов внутренних дел и службы безопасности, так как к ним не применяется общий порядок пенсионного страхования.

В какой срок нужно подать документ

Установленные правила заполнения СЗВ-М регламентируют сроки подачи документа. Отчет передается в руки контролирующих инспекторов после завершения каждого месяца и не позднее 15 числа того месяца, который следует сразу за отчетным. Если дата сдачи выпадает на выходной день, то сроки переносятся на ближайший рабочий.

Каждый страхователь может оформить документацию как в бумажном, так и в электронном формате, если численный состав штата сотрудников не превышает более 24 человек. В любом другом случае предусматривается исключительно электронная форма заполнения. Передача документации производится через специализированного оператора с использованием .

Днем предоставления считается та дата, которая была указана в уведомлении, полученном от оператора по факту получения электронной формы. Что касается бумажного экземпляра, то он может быть предоставлен путем личного посещения предпринимателем территориального отделения Фонда.

Стоит отметить, что в некоторых случаях к процессу может быть привлечен официальный представитель, осуществляющий свою деятельность по нотариальной доверенности.

Правила заполнения СЗВ-М

Работодатель включает в отчетность информацию о каждом застрахованном лице, осуществляющем профессиональную деятельность в организации. В соответствующий перечень включаются лица, заключившие , по которым в соответствии с нормами действующего законодательства производятся страховые взносы.

Кроме того, в документе прописываются в обязательном порядке следующие сведения:

• индивидуальный страховой номер;
• ФИО страхуемого лица;

Важно обратить особое внимание на факт того, что за несвоевременную подачу отчетной документации или за указание заведомо недостоверной информации на организацию может быть наложен штраф в определенном размере на каждого конкретного застрахованного сотрудника.

По уволенным работникам

В соответствии с новыми правилами рассматриваемый отчет передается в ПФР и лично в руки сотруднику. Законодательство устанавливает, что справка может быть подана и при увольнении сотрудников, а также при выходе работников на пенсию.

Важно позаботится о получении письменного подтверждения от страхуемого лица о факте того, что документ ему был на самом деле передан. Делается это для минимизации возможных рисков судебного характера.

В форме СЗВ-М по уволенным работникам указывается только их ФИО. Информация по другим сотрудникам не может быть указана не при каких обстоятельствах. Это обуславливается тем, что такие сведения относятся к персональным и не подлежат разглашению.

Примеры распространенных ошибок

При составлении рассматриваемой отчетности организации или ИП могут допустить следующие ошибки:

• включение в отчетность информации по тем сотрудникам, которые были уволены в рамках прошлого отчетного периода;
• отсутствие сведений о тех лицах, которые были приняты на работу в отчетном периоде;
• отсутствие информации о сотрудниках, которые находятся в отпуске или отсутствуют на месте постоянного трудоустройства по больничному листу.

Для понимания особенностей ошибок стоит рассмотреть характерный пример:

Работодатель расторг с А.В. Григоренко трудовое соглашение в ноябре 2019 года. При оформлении отчетности по форме СЗВ-М за последний месяц года данный сотрудник был по ошибке включен в список страхуемых лиц. В этом случае страхователь должен позаботится о повторном оформлении отчете с указанием в разделе №3 кода отмены.

В разделе №4 прописывается актуальный перечень лиц, с исключением ранее уволенного сотрудника. Таким образом, первоначально поданный документ будет отменен, а новый принят в обработку.

Штрафы

Отчет должен быть подан в установленные законодательством сроки в территориальное отделение ПФР. При их пропуске на хозяйственный субъект могут быть наложены определенные штрафные санкции, актуальный размер которых составляет 500 на каждого сотрудника. Именно поэтому просрочка для крупных компаний, имеющих большой штат сотрудников, может привести к списанию довольно крупной суммы.

Такой же размер наказания предусматривается для тех компаний, которые допустили указание недостоверной или ошибочной информации. Стоит отметить, что помимо прочего штраф устанавливается в тех случаях, когда организация отправляет отчетность не по той форме. Например, при численности штата более 25 человек была составлена бумажная форма, хотя предоставление документа должно быть произведено в электронном формате.

Несмотря на то, что с 1 января 2017 г. ПФР передал право по администрированию страховых взносов ИФНС, за пенсионным фондом остались определенные полномочия по контролю страхователей. Какую отчетность работодатели обязаны подавать в ПФР? Кто обязан сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ? На что обратить внимание при заполнении данных форм? Как судебная практика поможет снизить штраф? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Кому необходимо сдать СЗВ-СТАЖ?

С 1 января 2017 г. введена новая форма отчетности в ПФР – СЗВ-СТАЖ («Сведения о страховом стаже застрахованных лиц»). Данная форма утверждена Постановлением от 11.01.2017 г. № 3п. Отчет является годовым. Впервые должен быть сдан за 2017 г. до 1 марта 2018 г. Но существуют определенные условия, при наступлении которых СЗВ-СТАЖ необходимо сдать в 2017 г.:

1. Ликвидация страхователя - юридического лица или прекращение физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

Согласно п.3 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ, срок предоставления - в течение месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, но не позднее дня представления в налоговую инспекцию документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица или прекращения физическим лицом деятельности в качестве ИП.

2. Выход на пенсию сотрудника. Срок предоставления - в течение 3 календарных дней со дня предоставления заявления сотрудника о выходе на пенсию.

При увольнении сотрудники должны на руки получить форму СЗВ-СТАЖ. Следует обратить особое внимание, что данная форма заполняется по все сотрудникам, но выдать на руки обязаны форму только с данными конкретного сотрудника, т.е. необходимо сделать выборку по уволенному сотруднику.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов.

В первом разделе указываются данные о страхователе:

• регистрационный номер ПФР;
• ИНН, КПП;
• наименование (краткое);
• тип сведений.

Тип сведений следует отметить знаком «Х» и выбрать тип представляемой формы. Существует три типа сведений:

• «Исходная» - форма, указывается при первичной сдаче отчётности.
• «Дополняющая» - представляется на застрахованные лица, по которым в форме с типом «Исходная», допущены ошибки.
• «Назначение пенсии» - представляется на застрахованные лица, выходящие на пенсию, в течение календарного года, срок представления отчетности по которому ещё не наступил.

Во второй разделе указывается год, за который представляется данная форма.

В третьем разделе отражаются сведения о застрахованном лице:

• Фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС;
• Период работы (период указывается в пределах отчётного периода). Если у застрахованного лица было несколько периодов работы, то каждый период отражается по отдельной строке. В случае выхода застрахованного лица на пенсию, указывается дата предполагаемого выхода на пенсию;
• Территориальные условия, особые условия труда, исчисление страхового стажа, условия досрочного назначения страховой пенсии заполняются при условии, что работник работал в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Данные для заполнения данных граф берутся из Классификатора параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование» и Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняются только, если сведения подаются с типом «Назначение пенсии».

Форма СЗВ-СТАЖ сопровождается описью ОДВ-1.

Кто должен сдавать форму СЗВ-М?

Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. №83п Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах» с апреля 2016 г. введена новая форма отчетности - СЗВ-М. Отчётность должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели с работниками, при условии, что есть заключённые трудовые или гражданско-правовые договоры. Данная форма служит для контроля, работающих пенсионеров, так как их пенсия не подлежит индексации.

Сдаётся ежемесячно до 15 числа месяца следующего за отчётным. В случае, когда последний день сдачи отчёта приходится на выходной день, то крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Порядок заполнения формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М состоит из четырёх разделов.

В первом разделе указываются реквизиты страхователя:

• регистрационный номер ПФР;
• наименование;
• ИНН, КПП.

Во втором разделе указывается отчётный месяц, за который сдаётся отчетность (номера в хронологической последовательности от 01 - январь до 12 - декабрь);

В третьем разделе содержится информация о типе формы. Тип формы указывается кодом. Существует три кода: «исхд», «доп», «отмен».

«исхд» - исходная форма, указывается при первичной сдаче отчётности;

«доп» - дополняющая форма, указывается в случае, когда отчётность сдана, но возникла необходимость дополнить первоначальную форму новой информацией;

«отмн» - отменяющая форма, подаётся в случае отмены ранее поданных неверных данных.

В четвёртом разделе указываются сведения о застрахованных лицах:

• Фамилия имя, отчество застрахованного лица;
• СНИЛС;
• ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица).

Куда сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ?

Данные формы отчётности следует сдать в территориальные подразделения ПФР.

В каком формате сдавать отчётность?

Отчет в бумажном виде будет принят, если численность сотрудников до 25 человек. Если же численность 25 человек и выше, то отчет необходимо сдать в электронном виде.

Надо ли сдавать нулевой отчёт СЗВ-М?

При отсутствии у индивидуального предпринимателя наемных работников и лиц, работающих в рамках гражданско-правового договора, форма СЗВ-М не сдаётся.

Если у страхователя в штате есть работники, но не выплачивается им заработная плата - СЗВ-М должна быть сдана, т.к. работники являются застрахованными лицами.

Что же касается генерального директора - единственного учредителя, то следует руководствоваться письмом ПФ РФ от 13.07.2016 г. №ЛЧ-08-26/9856 «О направлении разъяснений по представлению ежемесячной отчётности», в котором указано, что если трудовой договор не заключён - СЗВ-М сдавать не надо.

Какая ответственность за нарушение срока сдачи СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М?

За нарушение срока сдачи отчетности статьей 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 г. (редакция от 28.12.2016 г.) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрен штраф - 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

В последнее время сложилась положительная арбитражная практика в плане уменьшения суммы штрафа:

• Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 17.07.2017 г.№А-28-11249/2016 счёл, что если опоздание со сдачей СЗВ-М произошла по причинам, не зависящим от страхователя (в данном постановлении - отключение электроэнергии), то оснований для штрафа нет.
• Постановление АС Центрального округа от 29.08.2017 г. №А84-634/2017 помогло организации уменьшить штраф в 10 раз (в данном постановлении рассматривался технический сбой программы).
• Арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 19.05.2017 г. №Ф06-20555/2017 изложил позицию, что «Наличие ошибок (описок) в своевременно представленных сведениях, сам по себе, не является основанием считать такие сведения не представленными в установленный срок».

При подготовке СЗВ-М за январь 2019 года учтите новые разъяснения чиновников. В статье - точный срок сдачи, бланк, образец заполнения, а также рекомендации, которые помогут составить отчет без ошибок с учетом новых требований.

Уточнить ошибки в СЗВ-М можно с помощью дополняющей или отменяющей формы. Какую выбрать >>>

Кто должен сдавать СЗВ-М за январь 2019 года

Сведения по форме СЗВ-М за январь 2010 года сдают в ПФР все работодатели, у которых сотрудники являются застрахованными лицами в системе пенсионного страхования. К ним относятся организации (в том числе иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели.

Предприниматели, у которых нет наемных сотрудников и подрядчиков, СЗВ-М не сдают. Ведь данные за себя им включать в отчет не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Сдавать форму СЗВ-М за январь 2019 года организации и предприниматели-работодатели обязаны независимо от того, вели они фактическую деятельность и были ли выплаты физлицам в отчетном месяце.

Бланк формы СЗВ-М за январь 2019 года

Бланк СЗВ-М чиновники утвердили постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Обновлять форму ПФР не планирует, поэтому за январь заполняйте прежний бланк. Тот факт, сдаете вы электронный отчет или бумажный, роли не играет. Правда проверьтеформат, если отчитываетесь в электронке. Он должен соответствовать тому, что чиновники закрепили в постановлении Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п.

Инструкция по персучету действует в новой. Самое важное изменение - отчеты СЗВ-М теперь недостаточно направить в фонд, ПФР также должен их принять. Если отправляете отчеты по ТКС, важно получить квитанцию фонда о том, что он принял отчет . Пока квитанции нет, отчет считают непринятым, и возможен штраф. Это нам подтвердили в фонде.

Благодаря изменениям теперь будет сложнее оспорить штраф, если вы подаете дополняющую форму на «забытых» застрахованных лиц после срока сдачи СЗВ-М.

Правила заполнения СЗВ-М за январь 2019 года

Указания, как заполнить отчет, чиновники привели в самой форме. Сначала идут сведения о работодателе - регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП.

Затем, отчетный период. Здесь главное не ошибиться в коде месяца, за который заполняете бланк. Для сведений за январь код 01. Если ошиблись и поставили текущий месяц вместо прошлого, то ПФР не увидит нужный отчет. или внесете корректировки поздно, будет штраф.

В конце приводят сведения о работниках. Указывайте фамилию, имя, отчество и СНИЛС сотрудников. Чтобы фонд принял отчет, обязательно перепроверьте перед сдачей СНИЛС работников. Теперь это .

Каких работников показать в январьском отчете

В форму СЗВ-М включите всех работников, с которыми в январе действовали трудовые договоры. Неважно, сколько дней отработал сотрудник, получил ли он уже свою первую зарплату или, наоборот, рассчитались ли вы с ним при увольнении.

Включать ли в форму СЗВ-М за январь директора, с которым не заключен трудовой договор, вы узнаете в программе « » в курсе « ».

Проверьте, чтобы в отчет попали все сотрудники, включая декретниц и тех, кто в отпуске, болеет или не работает по другим причинам. В отчете покажите сведения и обо всех уволенных в январе. Не забудьте про тех, кто в конце декабря брал отпуск с последующим увольнением. Ведь датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска. Поэтому уволенного надо включить в отчет за месяц, в котором закончился его отпуск. В иных случаях бывших сотрудников в январьский СЗВ-М не включайте, даже если после увольнения перечисляли им деньги.

Помимо физиков, работающих по трудовому договору, включите в СЗВ-М за январь 2019 года данные о физлицах, которые выполняют работу на основании гражданско-правовых договоров.

В СЗВ-М отражают сведения о физлице-подрядчике, если его гражданско-правовой договор действовал в отчетном периоде. Ограничений по сроку действия договора нет. Покажите подрядчика в отчете, даже если он работал минуту. Сдать сведения на подрядчика нужно независимо от того, выплачивала компания вознаграждение подрядчику в отчетном месяце или нет (письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581, Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587). Включите подрядчика в СЗВ-М, даже если не выдавали вознаграждение и не начисляли взносы.

Кого включать в СЗВ-М, а кого не надо

Сотрудник, с которым заключили трудовой договор	Человек, с которым подписали гражданско-правовой договор, но в отчетном месяце он не работал
Человек, который выполнял работы или оказывал услуги по гражданско-правовому договору	Человек, который сдал в аренду имущество
Директор-учредитель	Временно пребывающий высококвалифицированный специалист
Сотрудник в декрете	Уволенный до начала отчетного месяца сотрудник
Уволенный или принятый на работу в отчетном месяце сотрудник	Сотрудник, который трудится по ученическому договору и получает стипендию
Работник-иностранец постоянно или временно проживающий и временно пребывающий на территории РФ	Предприниматель, с которым заключили договор о выполнении работ или оказании услуг

Образец заполнения СЗВ-М за январь 2019 года

Срок сдачи отчетности в ПФР

СЗВ-М сдают ежемесячно. Срок - не позднее 15 числа месяца, который следует за отчетным (п. 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Срок общий как для электронного отчета, так и формы на бумаге.

Для такой персотчетности действует общее правило переноса сроков. Так, если крайняя дата выпадает на выходной день, то срок переносят на следующий ближайший рабочий день. Это правило в отчете за январь не применяют. Крайний срок, в который компании и предприниматели должны сдать форму СЗВ-М за январь 2019 года, - 15 февраля.

Некоторые региональные отделения ПФР устанавливают для компаний . Например, отделение ПФР по Еврейской автономной области разместило на своем сайте инструкцию, кто и в какие дни должны отчитываться. Аналогичные графики есть в отделениях Владимирской и Новосибирской областей.

В первую очередь специалисты фонда просят ориентироваться на график тех, кто отчитываются на бумаге. По мнению ПФР, это поможет сократить очереди.

Сдавать форму следует в отделение ПФР по месту регистрации компании. Если есть обособленные подразделения, то по сотрудникам этого подразделения отчитываются в отделение по месту регистрации обособки.

В каком виде сдать отчет СЗВ-М за январь 2019 года

Сведения можно сдать в электронке или на бумаге. Выбор зависит от количества застрахованных лиц. Если их 25 или больше, то отчет сдают в электронном виде. Если 24 и меньше, то вы вправе заполнить бумажный бланк.

Отменить штраф за СЗВ‑М: реальные истории ваших коллег

Пенсионный фонд штрафует за ошибки в СЗВ-М, даже если компания сама их исправила. Ваши коллеги рассказали, за какие недочеты в этой отчетности оштрафовали их компанию и

Штраф за несдачу январьского СЗВ-М и ошибки в нем

За нарушение срока сдачи СЗВ-М будет штраф 500 руб. за каждого работника, на которого не представили сведения (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Чем больше штат, тем существеннее штраф. Директора тоже могут оштрафовать за нарушение сроков. Размер штрафных санкций - от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Пример: Как считают штраф, если компания поздно отправила СЗВ-М в фонд

В ООО «Альфа» работают 20 сотрудников по трудовым договорам. Отчет по форме СЗВ-М за январь бухгалтер сдал 21 февраля 2019 года. Штраф — 10 000 руб. (20 чел. × 500 руб.).

Если бы в компании трудилось, предположим, 100 человек, то штраф был бы выше - 50 000 руб. (100 чел. х 500 руб.).

Нарушать графики территориальных отделений фонда безопасно. Чиновники подтвердили, что даже если вы пришли раньше или позже срока, чем стоит в графике, штрафа не будет. Главное успеть отчитаться в срок по законодательству.